｢失礼なメール｣を送る人が知らないNG表現 だからあの人の依頼は聞き入れたくない

「ビジネスメール」は、新社会人の大きな悩みの種。学生時代、友達にLINEを送るのとは勝手が違い、上司や取引先にメールを書くとき、「正しく伝わるか」「相手を不快にさせないか」と不安を抱く人も多いはず。

実際、役職者たちを対象にした調査では、「仕事でメールを受け取って、不快に感じた」人が4割以上という結果が出ています。中でも特に注意したいのが、トラブルのもとになりかねない「文章が失礼」なメール。『イラッとされないビジネスメール 正解 不正解』の監修者、平野友朗氏が、「失礼」なメールの改善点を説きます。

毎日、大量のメールを受け取ると、中には「失礼だ」と感じるメールが何通か交じっているものです。都合を一方的に押しつけてきたり、余計な一言が書かれていたり、なんだか「上から目線」だと感じたり――。

このような「失礼」なメールはトラブルを引き起こすもとですが、もしかしたら、自分が送るメールが相手を不快にさせている可能性もあります。しかし、相手がメールに嫌悪感を抱いたことを教えてくれるとは限りません。

私が代表を務める一般社団法人日本ビジネスメール協会は、2007年から「ビジネスメール実態調査」を実施しています。そして、2016年の同調査では、全回答者3088人の中から、約1000社の役職者をピックアップし、データを再集計しました。

すると、「過去1年間に仕事でメールを受け取り、不快に感じたことがある役職者が45.06％」いて、さらに「不快感を指摘しない人が78.72％」いるとわかりました。

■「文章が失礼」なメールの特徴と対策とは？
これは、自分の知らないところで、失礼なメールのために、目上の方からの信頼を失い、評価を下げている可能性があるということです。実に34％の役職者が不快に感じた「文章が失礼」なメールの特徴と対策について見ていきましょう。

メールの読み手が「失礼だ」とイラッとする理由の1つに、「内容や立場に合った表現になっていない」というケースがあります。

たとえば、生命保険会社の営業の人から「アンケートのお願い」という件名でメールが来たとします。そのメールの文末が「メールでかまいませんので、下記の事項に、至急、ご回答をお願いいたします」とあれば、イラッとしますよね。

これは、相手が本来、こちらの協力を仰ぐ立場にもかかわらず、自分の都合を押しつけているため、不快感を覚えるのです。

このような場合、「相手の協力を仰ぐ立場」であることを自覚して、自分の都合を押しつけず、ソフトにお願いする必要があります。あくまで「お手間をかけて申し訳ない」という態度を貫き、相手のメリットを書きそえることで、協力を仰ぎましょう。。

東洋経済オンライン

https://news.infoseek.co.jp/article/toyokeizai_20170609_173859/

◆やっぱり肌を漂泊しているブラックセレブはたくさんいた！

また、もし期限を示す場合には、その理由を書きそえます。

先ほどの例でしたら、たとえば「6月9日（金）までにアンケートにお答えいただいた方には、特製のノベルティグッズをプレゼントいたします」などとあれば、期限を示す必然性ができるでしょう。

■「ネガティブな感情」をぶつけるのは厳禁
取引先や上司などとメールのやりとりをしているうちに、ついネガティブな感情が生まれることがあります。

仕事をお願いしたのに期待外れの結果だった、相手のミスで作業の進行に影響が出た、こちらの忙しさを理解しないでいつも仕事を振ってくる、などのうっぷんが積もり積もると、相手に「一言いいたい」気分になってもおかしくありません。

しかし、そんな感情のままに書き加えた言葉は、「余計な一言」です。次のようなネガティブな感情を表現する言葉は、決して使わないようにしてください。

・もういいです。

・またですか。

・どうせ○○ですから。

・貴社のために申し上げますが、このようなことは～。

メールの目的は自分のネガティブな感情をぶつけることではありません。相手に動いてもらうことです。

相手に心地よく伝わったほうが迅速に動いてもらえます。ネガティブな感情が生まれたら、深呼吸でもして、冷静になってから、メールを書きましょう。

■ほめたつもりが「上から目線」と思われることも？
確実に相手に「失礼だ」と思われる表現に、「上から目線」があります。といっても、心の底から「上から目線」のメールを書くという人は少ないでしょう。

実際には、自分が相手を下に見ているつもりはなくても、ちょっとした言葉遣いによって、読み手から「上から目線」だと思われることが多いのです。

ここでは、「上から目線」を防ぐポイントの1つとして、「相手の仕事を評価する言葉」に注意する重要性について、お伝えします。

相手の仕事ぶりを評価する際、下手な表現を使うと「上から目線」だと思われてしまいます。そうなると、後に続くメッセージも読み手に伝わりません。

たとえば、以下のようなほめ方では、「上から目線」と思われても仕方がありません。

×和田部長のプレゼン技術には感心しました。

×貴社の力量からすると、これくらいは簡単なのでしょうね。

×先輩が作った資料はなかなかですね。

どの表現がNGかわかりますか？　本人にそのつもりがなくても、ちょっとした言葉遣いの誤りで、相手に不快感を与えてしまいます。しかし、ご安心を。これらは、簡単な言い換えをするだけで、相手に喜んでもらえる文章になります。

○和田部長のプレゼン技術には感激しました。

○貴社のお力からすると、これくらいは簡単なのでしょうね。

○先輩が作った資料はすばらしいです。

メールは、お互いの顔が見えないコミュニケーション方法です。一つひとつの言葉に、相手がどう反応したかがわかりません。自分の知らないところで「失礼だ」とイラッとされないためにも、ていねいな表現を心がけましょう。

https://news.infoseek.co.jp/article/toyokeizai_20170609_173859/?p=2

すいません

て書いてくるバカ

もういいです

「逝ってよし」とかレスする奴超ムカつく

>>5
お逝きなさい

いいから黙ってやっとけ（命令）

させていただきます

>○貴社のお力からすると、これくらいは簡単なのでしょうね。

これ印象そんな変わらなくね

俺宛の社内メールは全部最後にRIPって付いてんだけど何かのマナー？

イライラしすぎw

トンボ鉛筆人事事件

最初に所属と姓名を名乗れ

仕事の進捗報告で
（←今ココ！
とか書いちゃう奴
２chかよw

だからメールを送らない

銀行から　貴様のおアカウントを停止したってメールきたときはムカついた

✕メール
◯メイル

各位様

あふぉか

ASAPて書いてくる奴

日立所員はあの文法がガラパゴスという事実を認識しているんだろうかｗ

>>23
してる

メール一通で怒っちゃう人のほうがいやだなあ

東洋経済の読者は小学生なのか？

タイトルが「疑ってるんですか？」は開くな

どんどん細かくなっていく